Organiser un after de groupe à Gion demande plus que de trouver un lieu où votre nombre tient. Le trajet depuis le dîner, les effectifs qui bougent, l'addition et les équipements entrent tous en ligne de compte.
Pour que l'organisateur ne coure pas le soir venu, voici l'ordre dans lequel choisir un lieu privatisé ou adapté aux groupes, et ce qu'il faut confirmer à la réservation.
Raisonnez le nombre en fourchette
La participation à un after bouge plus qu'au dîner : travaillez avec un minimum et un maximum plutôt qu'un chiffre fixe. Notez aussi que la capacité en places assises et le nombre de personnes qui peuvent réellement jouer ne coïncident pas toujours.
Distinguez le besoin d'une privatisation complète de celui d'un simple salon ou box. Une dizaine de personnes tient dans un grand salon privatif ; au-delà, demandez plusieurs box ou un étage entier.
Simplifiez le passage depuis le dîner
Avec un grand groupe, même quelques minutes de marche suffisent à disperser les gens. Un lieu à distance de marche du restaurant, avec une entrée facile à repérer, se rejoint beaucoup plus simplement.
L'organisateur partage à l'avance le plan, le nom du lieu, le nom de la réservation et l'heure de début. Pour un sous-sol ou un établissement dans un immeuble, indiquez aussi le nom du bâtiment et l'étage.
Choisissez des équipements auxquels chacun peut participer
Un after autour d'une activité fait monter l'ambiance, mais un seul jeu ne conviendra pas à tout le monde. Un lieu offrant plusieurs façons de passer le temps, golf, fléchettes, karaoké, bar, laisse chacun choisir la sienne.
Si vous jouez, vérifiez que ceux qui attendent ont où s'asseoir et une table où poser les verres en sécurité. Si vous souhaitez utiliser votre propre matériel audio ou vidéo, abordez-le à l'avance.
Fixez la formule et le mode de règlement
Pour un groupe, une formule à prix fixe par personne avec boissons à volonté simplifie la collecte. Vérifiez tout de même le tarif pour ceux qui ne boivent pas ou qui arrivent en cours de soirée.
Confirmez si taxe, frais de service, prolongation et commandes supplémentaires sont compris dans le prix affiché, et annoncez le budget aux participants. Si des factures sont nécessaires, demandez le libellé et la possibilité de les scinder.
Vérifiez les conditions de modification et d'annulation
Une privatisation ou une réservation de groupe s'accompagne souvent de conditions d'annulation différentes d'une réservation ordinaire. Vérifiez jusqu'à quand le nombre peut changer et s'il existe un minimum garanti.
Le soir même, le dîner peut déborder. Gardez un numéro à joindre en cas de retard, et faites en sorte que quelqu'un d'autre que l'organisateur ait les informations du lieu.
- La date limite pour confirmer le nombre définitif
- Les frais d'annulation
- La durée de la session en cas de retard
- La possibilité de prolonger, et son coût
Salons privatifs et groupes à Gion
Le Gion Country Club dispose du box A pour cinq personnes, du box B pour sept, et d'un salon VIP entièrement privatif pour dix. Un after peut y associer golf, bar, fléchettes et karaoké.
Nous étudions également les demandes de privatisation et d'utilisation de plusieurs box. Indiquez-nous la date et l'heure souhaitées, la fourchette d'effectifs, l'occasion et les équipements nécessaires, par le formulaire de contact ou par téléphone.
Questions fréquentes
Peut-on demander un devis avant que le nombre soit définitif ?
Oui. Donnez une estimation minimale et maximale, et nous pourrons discuter des box et des formules envisageables.
Pouvez-vous accueillir plus de dix personnes ?
Renseignez-vous sur plusieurs box ou une privatisation. Ce que nous pouvons proposer dépend de la date, de l'heure et du nombre.
Est-ce gênant si certains ne jouent pas au golf ?
Dans un lieu qui propose aussi bar, fléchettes et karaoké, chacun choisit sa façon de passer la soirée.
